Henkilöstösuunnittelu luo kilpailuetua

Henkilöstösuunnittelu on tärkeää sekä organisaation uudistumisen ja voimavarojen käytön että ihmisten kehittymisen ja jaksamisen kannalta. Ammattitaitoinen henkilöstö on palveluorganisaation onnistumisen ja menestyksen perusta.

Osaamisen merkitys palvelun tuottamisessa kasvaa jatkuvasti. Julkisella sektorilla vaaditaan yhä suurempaa vaikuttavuutta ja parempaa tuottavuutta. Yrityksillä kilpailu asiakkaista edellyttää jatkuvaa uudistumista ja palvelukyvyn parantamista sekä kustannustehokasta toimintaa.

Asiakkaiden tarpeet muuttuvat, teknologia kehittyy jatkuvasti ja yhteistyökumppaneiden verkostot tarjoavat uudenlaisia mahdollisuuksia. Tämä kaikki vaikuttaa väistämättä henkilöstöön – sen määrään ja ammattitaidon vaatimuksiin.

Suuri joukko asiantuntijoita siirtyy eläkkeelle lähivuosina. Esimerkiksi monissa valtionhallinnon virastoissa suonenisku on kymmeniä prosentteja. Myös yksityisellä sektorilla merkittävä määrä johtoa, kriittisiä asiantuntijoita ja asiakaspalvelun ammattilaisia on jäämässä pois työelämästä.

Jotta näistä haasteista selvitään, on toimittava ennakoivasti. Henkilöstösuunnittelu antaa organisaatioille pohjan kehittää henkilöstöään ja ohjata rekrytointiaan tuleville painopistealueilleen. Henkilöstösuunnittelu liittyy vahvasti myös organisaation koko toiminnan kehittämiseen, kuten rakenteellisiin ratkaisuihin, työnjakoon, toimintaprosessien uudistuksiin, teknologian hyödyntämiseen ja yhteistyökumppanuuksiin.

Henkilöstösuunnittelu tuo usein näkyväksi itse työn jatkuvan kehittämistarpeen; miten voidaan toimia vieläkin järkevämmin ja suoraviivaisemmin. Tulevaisuuden haasteisiin vastaaminen saattaa vaatia uudentyyppistä johtamista ja ihmisiltä uudistumis- ja yhteistyökykyä.

Miksi ennakointi on tärkeää?

Asiantuntijaksi kehittyminen tapahtuu pitkälti työssä. Tämä vie yleensä vuosia. Uuteen tehtävään siirtynyt tai ulkopuolelta tullut henkilö toimii kokeneeseen asiantuntijaan verrattuna alemmalla suoritustasolla. Saattaa kestää kuukausia ennen kuin hän pystyy edes itsenäiseen työhön.

Organisaatio, joka ei ole riittävästi varautunut työn vaatiman osaamisen kehittämiseen, toimii liian alhaisella suoritustasolla. Tällä voi olla suuria vaikutuksia toiminnan laatuun ja sen myötä asiakastyytyväisyyteen ja asiakkaiden pysyvyyteen. Osaamisen puute näkyy niin menetettyinä tuottoina kuin lisääntyneinä kustannuksinakin.

Järjestelmällisesti henkilöstöään suunnittelevalle yritykselle muodostuu kilpailuetu. Sen henkilöstön ammattitaito ja tuottavuus on parempi kuin lyhytjänteisesti toimivalla kilpailijalla. Vastaavasti julkisessa organisaatiossa ennakointi luo edellytykset varmistaa palvelun taso tiukankin talouden aikana.

Henkilöstösuunnittelun aikajänteet

Strategisen henkilöstösuunnittelun ydin on pitkällä aikavälillä tarvittavassa osaamisessa, henkilöstön määrässä ja rakenteessa. Hyvä strateginen henkilöstösuunnittelu esittää myös toimenpiteet, joita tavoitteiden toteutuminen vaatii.

Mitä yhtenäisempi ja keskitetymmin ohjattu organisaatio on, sitä enemmän on suunniteltava kokonaisuutta myös henkilöstönäkökulmasta. Löyhemmin ohjatussa konsernissa painopiste on itsenäisten yksiköiden strategisissa tavoitteissa.

Ihanteellisesti toteutettuna pitkän aikavälin henkilöstösuunnittelu on osa strategista suunnittelua, mutta ensimmäisellä kerralla se on yleensä erillinen strategiaan pohjautuva projekti.

Henkilöstösuunnittelun tulee olla myös osa vuotuista tai rullaavaa toiminnan suunnittelua ja budjetointia. Painotus on tulosyksiköiden käytännön henkilöstötoimenpiteissä. Suunnitelmissa otetaan huomioon osaamiseen liittyvät riskit ja kapeikot, työn organisointi, ihmisten kehittäminen ja tarvittava rekrytointi. Kehityskeskusteluissa käytävä esimiehen ja asiantuntijan välinen vuoropuhelu sovittaa yhteen ihmisen omat odotukset ja organisaation tarpeet sekä sen tarjoamat mahdollisuudet. Kehityskeskustelujen lisäksi henkilöstösuunnittelu kytkeytyy muihin tärkeisiin henkilöstöprosesseihin, kuten ura- ja seuraajasuunnitteluun.

Lyhyimmällä aikajänteellä henkilöstösuunnittelu sulautuu operatiivisen toiminnan ohjaamiseen. Se on ihmisten työpanoksen ja työn yhteensovittamista, jolle pitemmän aikavälin suunnittelu antaa edellytykset. Ennakoimalla lyhyen aikavälin tarvetta työyhteisöissä päätetään työnjaosta, sijaisuuksista ja poikkeuksellisten tilanteiden hallinnasta. Monessa palvelutoiminnassa on tärkeää, että myös työvuorosuunnittelu toimii hyvin. Asiantuntijatyössä henkilöstösuunnittelu sulautuu päivittäisjohtamiseen, oman työajankäytön suunnitteluun ja itsensä johtamiseen.

Miten Melkior voi auttaa henkilöstösuunnittelussa?

Melkior auttaa asiakastaan luomaan konkreettisen pitkän aikavälin henkilöstösuunnitelman, jonka avulla asiakas voi varmistaa tulevan osaamisensa ja tuottavuutensa.

Melkiorilla on vankka kokemus strategisen henkilöstösuunnittelun tukemisesta ja asiakaskohtaisesti sovitettava lähestymistapa.

Melkiorin periaatteet strategisessa henkilöstösuunnittelussa ovat:

• johto tekee selkeät linjaukset, jotka perustuvat strategian mukaiseen henkilöstötarpeeseen ja ennusteisiin mahdollisuuksista vastata tarpeeseen (poistuma, vaihtuvuus, työmarkkinat). Keskeinen linjaus on, millaiset osaamiset ovat jatkossa tärkeitä – varmistettavia tai vahvistettavia.
• henkilöstö osallistuu suunnitteluun. Näin saadaan kattava näkemys tarpeista ja mahdollisuuksista. Samalla ihmiset sisäistävät suunnitelmat ja sitoutuvat niihin.
• lopputuloksena syntyy konkreettinen suunnitelma, jonka on oltava riittävän tarkka ohjaamaan toimenpiteitä.
• suunnittelu toteutetaan jämäkkänä projektina. Kun strateginen henkilöstösuunnitelma laaditaan ensimmäistä kertaa, yleensä muutama kuukausi riittää suuressakin organisaatiossa muodostamaan suunnan niin koko organisaatiolle kuin sen yksiköillekin.
• suunnitelmat viedään käytäntöön. Suunnitelmassa sovitaan toimenpiteiden vastuista ja toteutumisen seurannasta.

Melkior voi auttaa asiakastaan myös kehittämään henkilöstösuunnittelua osaksi säännöllistä vuosisuunnittelua tai rullaavaa suunnittelua.