Käytä ulkoisia henkilöstöpalveluja viisaasti

Henkilöstötyön tulee
tuottaa lisäarvoa ja
samalla toimia
kustannustehokkaasti.
Harvoilla organisaatioilla
on varaa rakentaa tai
pitää yllä sisäisesti vahvaa
henkilöstötoimintoa.



Henkilöstötyössä pyritään yhä yleisemmin malliin, jossa

• henkilöstölle ja esimiehille tarjotaan sähköisiä, työsuoritusta tukevia palveluita. Henkilöstö ja esimiehet osallistuvat itsepalveluperiaatteella henkilöstötyön prosesseihin
• säännölliset operatiiviset henkilöstöpalvelut, kuten palkanlaskenta, tuotetaan erikoistuneissa palvelukeskuksissa
• HR-asiantuntijapalveluissa ja projekteissa hyödynnetään yhteistyökumppaneita
• omat henkilöstöammattilaiset toimivat johdon kumppaneina, kehittävät prosesseja ja hankkivat palvelua.

Tähän malliin liittyy kuitenkin monia käytännön päätöksiä, jotka on ratkaistava.

Sisäinen vai ulkoinen palvelu?

Toimintansa vakiinnuttaneella yrityksellä voi olla jo vahva oma henkilöstötoiminto.

Hyötyjen saaminen ulkoisesta palvelusta vaatii yleensä toimintaprosessien kehittämistä. Esimerkiksi tehokkaan palkkahallinnon edellytys saattaa olla, että henkilöstöllä ja esimiehillä on käytettävissään hyvät sähköiset palvelut, joilla työsuhteeseen ja työaikaan liittyvä tieto kerätään. Esimiesten ja henkilöstön osaamiseen täytyy panostaa, jotta ulkoisessa palvelussa käytettävä tieto pysyy riittävällä tasolla.

Sisäinen toiminto voi olla jo pitkään kehitetty ja hiottu. Se voi olla jopa niin tehokas ja laadukas, että palvelutarjoajien on vaikea tarjota parempaa. Ulkoisiin palveluihin siirryttäessä henkilöstöammattilaisten rooli muuttuu palveluiden hankkijaksi. Ulkoistukseen liittyy kuitenkin myös riski tärkeän osaamisen menettämisestä ja toimivan yhteistyön katkeamisesta.

Riskeistä huolimatta ulkoistus voi olla hyvä päätös, jolla turvataan ammattitaito pitkällä aikajänteellä. Esimerkiksi palvelutoimittajan palvelukseen siirtyvälle henkilöstölle voidaan useinkin tarjota paremmat ammattitaidon kehittämismahdollisuudet kuin oman organisaation sisällä.

Ulkoisiin palveluihin siirtyminen ei ole itsestäänselvyys. Kaikki ulkoistukseen liittyvät muutokset ja niiden kustannusvaikutukset ja riskit on ymmärrettävä, kun tehdään päätöksiä ulkoisten palveluiden käytöstä. Ratkaisut tulee perustella hyvin. Vaikka palvelu päätettäisiinkin pitää talon sisällä, tilanne kannattaa arvioida säännöllisesti, koska ulkoiset palvelut kehittyvät jatkuvasti.

Kasvavan yrityksen haasteet

Kasvavan ja kansainvälistyvän yrityksen haasteena on, miten se pystyy tuottamaan yhtenäiset palvelut kustannustehokkaasti koko henkilöstölle lukuisissa toimipisteissä, jotka ovat usein pieniä ja sijaitsevat eri paikkakunnilla ja eri maissa.

Kasvava yritys joutuu miettimään huolellisesti henkilöstötyön toimintamallinsa:

• mikä on yhteistä ja yhdenmukaista henkilöstöjohtamista ja mikä paikallisten periaatteiden mukaista
• missä määrin henkilöstöjohtaminen perustuu paikalliseen esimiestyöhön, missä määrin yhteisiin sähköisiin henkilöstöpalveluihin
• missä määrin tarvitaan ulkoisia palveluita esimerkiksi työsuhdeasioihin ja palkanlaskentaan.

Ulkoisen palvelun käyttö voi olla kustannustehokas toimintatapa. On kuitenkin löydettävä kumppani, joka pystyy tarjoamaan palvelun yhdenmukaisena kaikissa toimintamaissa.

Miten Melkior voi auttaa ulkoisten palveluiden käytössä?

Melkior auttaa arvioimaan, onko ulkoisen palvelun käyttö kannattavaa ja jos on, valitsemaan sopivimman palvelutoimittajan.

Melkiorin palvelun perustana on hyvä tieto palvelumarkkinoista ja luottamuksellisuus. Työ muodostuu yleensä kahdesta kokonaisuudesta:

• selvitys ulkoisen palvelun kannattavuudesta ja vaihtoehdoista. Melkior tuottaa asiakkaalle kannattavuuslaskelmat, markkinavertailun ja toimenpidesuosituksen.
• valinnan tuki. Melkior laatii yhdessä asiakkaan kanssa tarjouspyynnön ja vertailee tarjoukset asiakkaan päätöksentekoa varten.

Melkior on palvelutoimittajista riippumaton asiakkaan neuvonantaja, joka hakee asiakkaan kokonaisetua.